O que é um evento externo você provavelmente já sabe: são encontros temáticos que acontecem no ambiente externo ao da nossa organização. Podem ser eventos institucionais e governamentais, como a COP30; eventos corporativos, como feiras e exposições; eventos de inovação, como hackatons; ou eventos acadêmicos, como congressos científicos. Mas como maximizar o aproveitamento de um evento acessando, capturando e disseminando conhecimentos?
A primeira vez em que participei de uma conferência, dessas em que ocorrem várias rodas de conversa e palestras ao mesmo tempo, foi durante a graduação. Eu e mais alguns colegas do curso de Gestão de Políticas Públicas vivemos quatro dias intensos no Encontro dos Estudantes de Administração Pública, em Florianópolis. Ao retornar para a rotina de aulas da universidade, tínhamos boas memórias, alguns novos contatos e diferentes percepções sobre carreira. Em nenhum momento conversamos com os colegas que não puderam ir ao evento sobre o que aprendemos lá.
Como maximizar o aproveitamento de
um evento acessando, capturando
e disseminando conhecimentos?
Na segunda vez eu já estava no doutorado, e participei da minha primeira conferência internacional, a SSTI Annual Conference, com foco em profissionais, pesquisadores e formuladores de políticas que atuam em ciência, tecnologia e inovação. Dessa vez, precisei entregar um relatório para a National Science Foundation (NSF), financiadora da viagem, indicando as apresentações às quais havia assistido, o que tinha aprendido e como isso se relacionava com a minha atuação.
Por conta disso, desde o primeiro dia de conferência, eu capturava em tempo real o que estava vivendo ali. Se não tivesse agido dessa forma, tudo o que escutava iria se perder, e quando retornasse para o Brasil já não me lembraria do que havia aprendido. Além disso, selecionei as discussões que realmente faziam sentido para mim. Na época foquei naquelas em que pudesse coletar insights aplicáveis a minha pesquisa.
Do primeiro grande evento externo de que participei para o segundo, dá para perceber uma diferença significativa no meu aproveitamento. Não só porque no primeiro eu era uma jovem estudante e no segundo já almejava ser pesquisadora, mas porque no segundo momento me dediquei a capturar e organizar o conhecimento. Ainda assim, o relatório que elaborei ficou restrito aos avaliadores da NSF. Ao retornar de viagem, eu poderia até mesmo ter estimulado outros colegas a compartilharem comigo suas ideias e referências sobre o tema, aprimorando minha própria pesquisa.
A participação em eventos externos pode ser
planejada para gerar valor às atividades,
processos, projetos e organizações
Uma das premissas da Gestão do Conhecimento é a de que o conhecimento capturado precisa ser mobilizado, ou seja, compartilhado com as partes interessadas, de modo que estas pessoas tenham a oportunidade de usá-lo no seu dia a dia. O conhecimento só gera valor se for aplicado. Hoje vejo que a participação em eventos externos pode ser planejada para gerar valor às atividades, processos, projetos e organizações a partir da captura e do compartilhamento do conhecimento, que tem como base a colaboração.
Apresento a seguir algumas boas práticas para melhor aproveitamento dos eventos com esse objetivo.
1. Defina os temas e o objetivo da sua participação, como profissional e como organização. Os temas devem estar diretamente relacionados aos processos ou projetos em que você atua ou ainda devem estar relacionados à estratégia e às aspirações da organização.
2. Planeje com antecedência. Acesse o programa do evento alguns dias antes, liste as sessões e profissionais a que você gostaria de assistir, converse com seus colegas e líderes, e priorize. Esse plano de ação vai te ajudar ter foco e a evitar perder tempo.
3. Registre o que vê e o que ouve em tempo real. Anote conhecimentos, oportunidades, ideias, aprendizados, nomes e referências, e onde podem ser aplicados. Ter um template como instrumento de apoio, com campos específicos, te permite organizar e agilizar a captura e o posterior compartilhamento dos conhecimentos. Não ignore as conversas informais, elas podem trazer conhecimento tácito valioso.
4. Compartilhe o conhecimento que capturou. Ao retornar, destaque os principais aprendizados e boas práticas relativas aos temas abordados, redija um artigo sobre o evento, ou agende um horário com seu time para trocar ideias e percepções. Mais pessoas da organização participaram? Juntem-se e elaborem um radar do evento: o que merece e o que não merece ser compartilhado com o time, e como esse conhecimento pode ser aplicado na atuação da equipe, da empresa ou da organização.
5. Elabore um plano de ação. Com certeza a bagagem do evento e as interações com seus pares vão gerar possibilidades de colaboração e de desenvolvimento de outros conhecimentos. Por exemplo, a revisão de um processo ou o agendamento de um benchmarking. Liste estas atividades e detalhe com prazos e responsabilidades para não as perder de vista e garantir o fluxo de conhecimentos.
Participar de um evento pode ser muito intenso por conta das múltiplas atividades acontecendo ao mesmo tempo e da quantidade de pessoas e informações com as quais nos deparamos. O planejamento prévio e o uso de instrumentos estruturados facilitam a captura de conhecimentos e a geração de valor a partir do compartilhamento.
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