Qué es un evento externo probablemente ya lo sabe: son encuentros temáticos que tienen lugar fuera del entorno de nuestra organización. Pueden ser eventos institucionales y gubernamentales, como la COP30; eventos corporativos, como ferias y exposiciones; eventos de innovación, como hackatones; o eventos académicos, como congresos científicos. Pero ¿cómo maximizar el aprovechamiento de un evento accediendo, capturando y difundiendo conocimientos?
La primera vez que participé en una conferencia, de esas en las que se celebran varias mesas redondas y ponencias al mismo tiempo, fue durante la carrera. Yo y algunos compañeros del grado de Gestión de Políticas Públicas vivimos cuatro días intensos en el Encuentro de Estudiantes de Administración Pública, en Florianópolis. Al volver a la rutina de clases de la universidad, teníamos buenos recuerdos, algunos contactos nuevos y distintas percepciones sobre la carrera profesional. En ningún momento hablamos con los compañeros que no pudieron ir al evento sobre lo que aprendimos allí.
¿Cómo maximizar el aprovechamiento de
un evento accediendo, capturando
y difundiendo conocimientos?
La segunda vez ya estaba en el doctorado y participé en mi primera conferencia internacional, la SSTI Annual Conference, centrada en profesionales, investigadores y responsables de políticas que trabajan en ciencia, tecnología e innovación. Esta vez, tuve que entregar un informe a la National Science Foundation (NSF), financiadora del viaje, indicando las presentaciones a las que había asistido, lo que había aprendido y cómo se relacionaba con mi actividad.
Por ello, desde el primer día de la conferencia, capturaba en tiempo real lo que estaba viviendo allí. Si no hubiera actuado de esa manera, todo lo que escuchaba se habría perdido y, cuando regresara a Brasil, ya no recordaría lo que había aprendido. Además, seleccioné los debates que realmente tenían sentido para mí. En aquella época me centré en aquellos en los que pudiera recopilar ideas aplicables a mi investigación.
Del primer gran evento externo en el que participé al segundo, se aprecia una diferencia significativa en mi aprovechamiento. No solo porque en el primero era una joven estudiante y en el segundo ya aspiraba a ser investigadora, sino porque en el segundo momento me dediqué a capturar y organizar el conocimiento. Aun así, el informe que elaboré quedó restringido a los evaluadores de la NSF. Al volver del viaje, incluso podría haber animado a otros compañeros a compartir conmigo sus ideas y referencias sobre el tema, mejorando mi propia investigación.
La participación en eventos externos puede
planificarse para generar valor para las actividades,
procesos, proyectos y organizaciones
Una de las premisas de la Gestión del Conocimiento es que el conocimiento capturado debe movilizarse, es decir, compartirse con las partes interesadas, de modo que estas personas tengan la oportunidad de utilizarlo en su día a día. El conocimiento solo genera valor si se aplica. Hoy veo que la participación en eventos externos puede planificarse para generar valor para las actividades, procesos, proyectos y organizaciones a partir de la captura y el intercambio de conocimiento, que se basa en la colaboración.
Presento a continuación algunas buenas prácticas para aprovechar mejor los eventos con este objetivo.
1. Defina los temas y el objetivo de su participación, como profesional y como organización. Los temas deben estar directamente relacionados con los procesos o proyectos en los que usted trabaja o, en su defecto, deben estar relacionados con la estrategia y las aspiraciones de la organización.
2. Planifique con antelación. Acceda al programa del evento unos días antes, enumere las sesiones y los profesionales a los que le gustaría asistir, hable con sus compañeros y líderes, y priorice. Este plan de acción le ayudará a mantener el foco y a evitar perder tiempo.
3. Registre lo que ve y lo que oye en tiempo real. Anote conocimientos, oportunidades, ideas, aprendizajes, nombres y referencias, y dónde pueden aplicarse. Disponer de una plantilla como instrumento de apoyo, con campos específicos, le permite organizar y agilizar la captura y el posterior intercambio de conocimientos. No ignore las conversaciones informales: pueden aportar un valioso conocimiento tácito.
4. Comparta el conocimiento que ha capturado. Al regresar, destaque los principales aprendizajes y buenas prácticas relativos a los temas abordados, redacte un artículo sobre el evento o programe una reunión con su equipo para intercambiar ideas y percepciones. ¿Participaron más personas de la organización? Reúnanse y elaboren un radar del evento: qué merece y qué no merece compartirse con el equipo, y cómo puede aplicarse ese conocimiento en el trabajo del equipo, de la empresa o de la organización.
5. Elabore un plan de acción. Sin duda, el bagaje del evento y las interacciones con sus pares generarán posibilidades de colaboración y de desarrollo de otros conocimientos. Por ejemplo, la revisión de un proceso o la programación de un benchmarking. Enumere estas actividades y detállelas con plazos y responsabilidades para no perderlas de vista y garantizar el flujo de conocimientos.
Participar en un evento puede ser muy intenso debido a las múltiples actividades que ocurren al mismo tiempo y a la cantidad de personas e información con las que nos encontramos. La planificación previa y el uso de instrumentos estructurados facilitan la captura de conocimientos y la generación de valor a partir del intercambio.
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